Dans un contexte de forte croissance, la gestion administrative et commerciale peut rapidement devenir un frein majeur au développement d’une entreprise. C’est précisément le défi auquel était confronté Abyss Energy, un cabinet de conseil en pleine expansion dans le secteur de l’énergie. Grâce à l’expertise de biappi et aux solutions Microsoft 365, notamment Power Platform, cette PME a conservé ses processus et conçu une application adaptée à ces derniers afin de gagner en productivité et en fiabilité.
Le défi : gérer une croissance rapide sans perdre en efficacité
Pour Abyss Energy, le succès s’est accompagné d’une complexification croissante de ses processus administratifs. L’entreprise, spécialisée dans le placement de consultants chez ses clients, a vu son activité s’intensifier considérablement ces deux dernières années. Cette croissance, bien que positive, a mis en lumière les limites de leur système de gestion basé sur Excel.
Les principaux points de friction étaient :
- Un fonctionnement non collaboratif rendant difficile le partage d’informations entre les équipes
- Des risques d’erreurs dus aux nombreuses opérations manuelles
- Un temps important consacré à la consolidation des données
- Une difficulté à suivre les KPI en temps réel
Les impacts sur l’organisation
Cette situation avait des répercussions concrètes sur l’efficacité opérationnelle de l’entreprise. Les équipes administratives et commerciales, déjà très occupées par le développement de l’activité, devaient prendre beaucoup de temps sur des tâches chronophages de saisie et de consolidation. Le manque d’automatisation générait :
- Une perte de temps significative dans le traitement administratif
- Un risque accru d’erreurs dans le suivi des missions
- Une difficulté à maintenir une vision claire de l’activité
- Une réactivité plus limitée face aux opportunités commerciales
La solution sur-mesure : un écosystème Microsoft intelligent et intégré
Pour répondre à ces enjeux, biappi a conçu une solution complète s’appuyant sur les technologies Microsoft.
1. Une application Power Apps centrale et collaborative
Un accès rapide à toutes les fonctionnalités depuis la page d’accueil
La fiche d’un consultant : Modification d’informations & accès aux missions et documents associés
L’application développée sur Power Apps, connectée à SharePoint Online, permet de centraliser l’ensemble des informations critiques :
- Gestion des clients et des contacts
- Suivi des consultants
- Administration des missions et de leurs taux de ventes
- Module administrateur pour les notes de frais et le paramétrage général de l’application
2. Des automatisations intelligentes avec Power Automate
Plusieurs flux d’automatisation ont été mis en place pour fluidifier les processus :
- Import automatisé des temps Lucca via CSV
- Système d’alertes :
- Notifications d’arrivée et départ des consultants
- Alertes de fin de mission
- Rappels automatiques pour les actions importantes
3. Des tableaux de bord Excel dynamiques
Face aux problèmes de création et de mise à jour manuelle des KPI, deux fichiers Excel connectés aux données SharePoint sont mis en place. Les chiffres sont synchronisés en temps réel afin d’offrir des analyses ciblées :
- Un dashboard commercial de suivi des ventes et analyse client
- Un tableau de bord administratif pour le suivi des missions et facturation
Extrait d’une restitution présentant le nombre de missions par client
4. Une architecture documentaire repensée
C’est le petit plus qui rend cette application centrale : depuis la page d’un consultant il est possible d’aller consulter son dossier personnel, y consulter les documents présents et en ajouter de nouveau. Grâce à cette interface « Explorateur de fichiers », toute la gestion des consultants se fait dans la même application.
La mise en œuvre agile
Le projet a été déployé sur 12 semaines selon une méthodologie agile permettant :
- Des ajustements continus basés sur les retours utilisateurs
- Une phase de test approfondie
- Une reprise d’historique à partir des données Excel existantes
- Une formation progressive des équipes
Les résultats : une transformation opérationnelle réussie
La solution déployée a permis d’atteindre trois objectifs majeurs :
1. Fiabilisation des données
- Élimination des risques liés aux manipulations humaines (copier-coller)
- Centralisation de l’information
- Traçabilité des modifications
2. Optimisation du temps
- Automatisation des tâches répétitives
- Une collaboration possible entre les équipes
3. Amélioration du pilotage
- Tableaux de bord en temps réel
- Alertes automatiques
- Vision consolidée de l’activité
La satisfaction client au rendez-vous
Aurélien est un professionnel aguerri qui a su nous aiguiller et mener notre projet de gestion de base de données. Grâce à ses conseils et son expérience, nous avons optimisé notre outil et sommes aller au-delà de nos attentes. Nous vous recommandons à 100% son entreprise.
Véronique Blanchot, Responsable administrative Abyss Energy
Votre entreprise est-elle prête pour sa transformation digitale ?
Vous aussi, vous souhaitez optimiser vos processus administratifs et gagner en efficacité ? Les experts biappi sont là pour vous accompagner dans la mise en place de solutions sur-mesure adaptées à vos besoins. Contactez-nous pour échanger sur votre projet et découvrir comment les technologies Microsoft peuvent transformer votre organisation.