L’automatisation des processus de reporting constitue aujourd’hui un enjeu crucial pour les administrations publiques. Face aux défis de la gestion budgétaire moderne, la Mairie de Lyon a choisi de moderniser ses outils de reporting financier. Après l’implémentation du logiciel Pigment, le besoin en reporting précis des données s’est fait ressentir. Biappi est donc intervenu pour automatiser entièrement ce processus de création de rapports grâce à un outil Excel VBA.
Le besoin métier : des rapports budgétaires complexes et volumineux
La direction financière de la Mairie de Lyon fait face à un défi majeur : la préparation annuelle du budget nécessite la création d’une centaine de rapports détaillés servant de support aux discussions entre les élus et les équipes financières. Ces documents doivent présenter :
- Les propositions budgétaires par direction et par élu référent
- Les comparaisons avec les exercices précédents
- Les évolutions à différents niveaux de granularité
La complexité résidait dans :
- Le volume important de données à traiter
- La nécessité de créer des visualisations adaptées à chaque niveau d’analyse
- La contrainte de temps pour la production des supports
Pourquoi Excel VBA et PowerPoint ?
Le choix technologique s’est porté une application Excel avec macro VBA et PowerPoint pour plusieurs raisons stratégiques :
Excel VBA comme moteur de traitement
- Capacité à manipuler des volumes importants de données
- Flexibilité dans le traitement et la transformation des données
- Possibilité d’automatiser les processus de bout en bout
PowerPoint comme outil de restitution
- Format standard pour les présentations aux élus
- Flexibilité dans la mise en forme des rapports
- Possibilité de créer des modèles personnalisés
- Adaptation facile aux différents besoins de présentation
Le développement sur-mesure : une solution technique sophistiquée
Notre approche technique s’est articulée autour de quatre composants majeurs :
1. Module d’importation intelligent
- Développement de macros VBA pour l’import automatique des données
- Mise en place de contrôles de cohérence
- Processus de nettoyage et standardisation des données
2. Système de génération de visuels
- Création automatisée de tableaux de synthèse
- Génération dynamique de graphiques
- Adaptation des visuels selon le type de rapport
- Gestion intelligente de la mise en page
3. Templates PowerPoint dynamiques
- Création de modèles distincts par type d’export
- Structure modulaire permettant la duplication des sections (par élu ou par direction par exemple)
- Zones dynamiques pour l’intégration des données
- Gestion automatique de la pagination
4. Automatisation des exports
- Développement d’un moteur de génération PowerPoint en VBA
- Système de duplication intelligente des slides
- Gestion des tableaux multi-pages
Les bénéfices pour les utilisateurs
L’implémentation de cette solution a généré des avantages significatifs :
Gains de productivité
- Réduction de 80% du temps de création des rapports
- Automatisation des tâches répétitives effectuées par les équipes
- Capacité à générer plus de rapports détaillés
- Flexibilité dans les modifications de dernière minute des données
Amélioration qualitative
- Standardisation des présentations
- Réduction des erreurs manuelles
- Possibilité d’analyses plus approfondies
Un client satisfait de ces bénéfices
Je confirme l’excellence de biappi et le plaisir de travailler avec Aurélien. Un grand professionnalisme et une disponibilité à toute épreuve. Merci pour ton travail irréprochable et au plaisir de continuer notre collaboration sur d’autres projets.
Cédric Rouzée, directeur des finances
Conclusion : l’expertise technique comme levier de performance
Cette réalisation démontre comment l’expertise technique peut transformer en profondeur les processus métiers d’une administration publique. La combinaison d’Excel VBA et PowerPoint, associée à une compréhension fine des besoins métiers, a permis de créer une solution performante et pérenne.
Vous souhaitez automatiser vos processus de reporting ? Contactez nos experts pour découvrir comment nous pouvons optimiser vos outils de gestion.