- Étude de cas
- Commercial
- Conseil en énergie
Automatiser la gestion administrative d'un cabinet de conseil
Pour Abyss Energy, nous avons remplacé un système de fichiers Excel par une application Power Apps unique, des automatisations Power Automate et des tableaux de bord à jour.
Publié le · mis à jour le
- Client
- Abyss Energy
- Secteur
- Conseil en énergie
- Durée
- 20 jours
- Technologies
- Power Apps, Power Automate, SharePoint, Excel
Le contexte
Abyss Energy est un cabinet de conseil en forte croissance dans le secteur de l'énergie, qui place des consultants chez ses clients.
Avec la croissance, la gestion administrative et commerciale est devenue un goulot d'étranglement : le système de fichiers Excel qui suivait clients, consultants et missions atteignait ses limites.
Ce qui coinçait
- Un travail peu collaboratif : l'information circulait mal entre les équipes.
- Beaucoup de manipulations manuelles, donc un risque d'erreur permanent.
- Un temps important passé à consolider les données.
- Aucun suivi des indicateurs en temps réel, et donc une vision floue de l'activité.
Ce que nous avons construit
Une solution sur mesure, bâtie sur Microsoft 365, qui reprend les processus existants du cabinet au lieu de les bousculer.
1Power Apps · SharePoint
Une application centrale et collaborative
Connectée à SharePoint Online, elle réunit tout ce que l'équipe gérait dans des fichiers séparés :
- les clients et leurs contacts ;
- le suivi des consultants ;
- l'administration des missions et des taux de vente ;
- un module d'administration pour les notes de frais et les paramètres.
2Power Automate
Des tâches répétitives qui se font seules
Les temps saisis dans Lucca sont importés automatiquement à partir d'un fichier CSV. Des alertes signalent les arrivées et départs de consultants et les fins de mission, et des relances rappellent les actions importantes à faire.
- Import des temps depuis Lucca
- Alerte d'arrivée ou de départ d'un consultant
- Alerte de fin de mission et relances automatiques
3Excel · SharePoint
Des tableaux de bord à jour
Des tableaux de bord Excel dynamiques, branchés sur les données SharePoint, restent à jour : un tableau commercial pour suivre les ventes et analyser les clients, un tableau administratif pour suivre les missions et la facturation.
4Power Apps · SharePoint
Des documents rangés au bon endroit
L'architecture documentaire a été repensée : depuis la fiche d'un consultant, on ouvre son dossier personnel, on consulte les documents existants et on en ajoute de nouveaux, comme dans un explorateur de fichiers. Toute la gestion d'un consultant se fait dans une seule application.
Le déroulé
- 1Développement agileDes ajustements continus à partir des retours des utilisateurs.
- 2Tests approfondisChaque bloc est validé avant d'aller plus loin.
- 3Reprise de l'historiqueLes données des anciens fichiers Excel ont été migrées.
- 4Pas de surcoût de licencesL'application et la restitution dans Excel s'appuient sur Microsoft 365, déjà en place : aucune licence supplémentaire.
Le résultat
Aurélien est un professionnel aguerri qui a su nous aiguiller et mener notre projet de gestion de base de données. Grâce à ses conseils et son expérience, nous avons optimisé notre outil et sommes aller au-delà de nos attentes. Nous vous recommandons à 100% son entreprise.
Véronique BlanchotResponsable administrative, Abyss Energy